Fange i nett og tåke

Vi var først begeistret, men plutselig var vi fanget i informasjonståken og fikk problemer med å navigere. Det verste var at noen hadde varslet oss på forhånd, men ingen hadde fått det med seg.

– Ikke bare oppfattes e-post som stressende og problematisk. Men bak flommen av e-post skjules en enda større fare: Skjulte agendaer og bevisst misbruk av informasjonståken mange befinner seg i, sier forsker Gisle Hannemyr til Økonomisk Rapport. Mellomlederen forsto plutselig at hun var offer for information overflow. Da det ble stilt spørsmål ved en dårlig beslutning, kom den eksplisitte kalddusjen: Du har jo fått informasjonen via e-post!

Trett av e-post

«Siden 1. januar 1990 har jeg vært en lykkelig mann», skriver en av databransjens nestorer Donald Knuth ved Stanford University på hjemmesiden sin. Han har vært en flittig bruker av epost siden 1975: «Da skrudde jeg av min epost-leser for siste gang. 15 år med epost er nok for et helt liv», skriver han.

– Donald Knuth er ikke alene om å være trett av e-post, forteller Gisle Hannemyr, en av norges internett-nestorer.

Gisle Hannemyr

Gisle Hannemyr

– Da jeg satt med prosjekt- og personalansvar i Schibsted Nett lå det daglig 200-300 uleste brev og ventet ved begynnelsen av hver arbeidsdag. I dag lever jeg mer tilbaketrukket. Epost-strømmen har tørket inn til tiendeparten. Det er fortsatt for mye. I dag er Hannemyr ved Institutt for Informatikk ved Universitetet i Oslo, der han forsker på informasjonsoverflyt og navigasjon i den elektroniske informasjonståken.

– Ikke bare oppfattes e-post som stressende og problematisk. Men bak flommen av epost skjules en enda større fare: Skjulte agendaer og bevisst misbruk av informasjonståken mange befinner seg i, sier Hannemyr.

Stressende

Når vi tar i bruk elektronisk informasjon, skjer det en kraftig økning i mengden data vi blir eksponert for. En undersøkelse fra Institute for the Future (http://www.iftf.org) viser at ledende personer i bedrifter som har tatt i bruk epost, sender og mottar 178 meldinger daglig. En undersøkelse foretatt av Electronic Messaging Association (www.ema.org) viser at mer enn 70% av kontoransatte i bedrifter som benytter epost, føler seg overveldet av mengden.

– Undersøkelsene bekrefter det mange av oss frykter: At mengden med meldinger som inngår i «moderne papirløs» kommunikasjon er i ferd med å øke stressnivået, ødelegge trivselen og minske effektiviteten på arbeidsplassene, sier Hannemyr.

Epidemisk

– Spesielt problematisk med epost er at det fort blir så forferdelig mye av den. Det er så enkelt å utvide nedslagsfeltet. Det koster ikke mye å sende, det er lett å kopiere, bruke distribusjonslister, gruppesendinger og videresende til flere personer, sier Hannemyr.

–  Ironien i epost er at man skulle tro at mer intensiv kommunikasjon ville føre til at intern kommunikasjon ble tettere og bedre, og at alle som et resultat ville være bedre informert og bedre i stand til å handle og fatte beslutninger. Men ingen klarer å forholde seg til en meldingsstrøm på flere hundre meldinger om dagen. Våre redskaper for å håndtere mengden har ikke holdt tritt med veksten av meldinger som sendes og mottas. Denne informasjonståken kan lett misbrukes.

Støy

–  I tillegg til åpenlyse og legitime formål (som «å kommunisere og informere»), så finnes det sannsynligvis også skjulte agendaer bak flommen av epost, sier Hannemyr.

–  En relativt uskyldig beveggrunn, som like fullt bidrar til problemet, er vårt ønske om å være inkluderende i forhold til kollegaer. Man vet ikke om Kari strengt tatt har bruk for informasjonen i en bestemt melding, men heller ikke om hun vil bli støtt og føle seg holdt utenfor dersom hun ikke mottar en kopi av den. Da er det lett å velge den sosialt sett tryggeste løsningen og sende henne en kopi. En del epost-kopier sendes nok med det formål å skaffe seg ryggdekning.

Informasjonsofre

Langt mer problematisk er det andre budskapet: Ofte er det intet eksplisitt i meldingen som forteller at en spesielt vanskelig eller kontroversiell beslutning er i ferd med å bli tatt. Heller ikke spørres det konkret om råd. Meldingen dukker opp som en av mange i en stadig strøm av møtereferater, framdriftsrapporter og generelle meldinger.

Kontroversielle vedtak ligger i avsnitt femten i dagens epost nummer sytti. Først når det senere stilles spørsmål ved beslutningen, blir budskapet eksplisitt: «Du ble jo informert via epost».

Ledere, som har trening i å fatte gode beslutninger på sparsomme data, blir tvunget til å forholde seg til alt. For i dag vet man ikke hvilke biter av datamengden som er vesentlig i morgen. Forskningsområdet informasjons overflyt er ikke helt jomfruelig.

Allerede er det dannet to skoler, de som tror på filtre og de som tror på intelligente agenter.

– Jeg har ennå ikke sett filtre som fungerer skikkelig. Ankepunktet mot intelligente agenter er at den informasjonen du virkelig trenger, ikke er den du visste om på forhånd eller kunne definere hos en intelligent agent på forhånd. Vi må altså finne andre måter å navigere i informasjonståken, sier Gisle Hannemyr.

”I don’t even have an e-mail address. I have reached an age where my main purpose is not to receive messages”. Umberto Eco, i The New Yorker.

Be Sociable, Share!

Legg gjerne inn en replikk eller ny kommentar